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Verträgliche Lösung

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Recht

Jahrelang werkelten die Rechts- und die Einkaufsabteilung bei Wacker Chemie aneinander vorbei. Bis sie gemeinsam ein Vertragsmanagement entwickelten. Dadurch wurden viele inner- und außerbetriebliche Vorgänge vereinfacht.

 

Dieser Artikel erschien zuerst am 25.12.2006 in der Financial Times Deutschland.

„Acht Seiten Vertrag für einen neuen Bürostuhl!“, ruft Goetz Neumann. Der Hausjurist des Chemiekonzerns Wacker macht ein entsetztes Gesicht. „Fürchterlich!“, sekundiert Siegfried Kiese, der neben Neumann sitzt – auf einem solchen Stuhl.

Neumann und Kiese, der Hausjurist und der Chefeinkäufer, reden über die Vergangenheit. Über eine Zeit, in der es bei Wacker üblich war, dass die Einkaufsabteilung die Verträge mit Lieferanten unnötig aufblähte.

Aus der Angst heraus, irgendeine Regel für irgendeinen Eventualfall zu vergessen, entstanden wahre Mammutwerke – selbst, wenn es nur um den Kauf von Bürostühlen ging. Viel hilft eben viel, dachten die Wacker- Einkäufer.

Regelungswut bewirkte das Gegenteil

Zum Leidwesen ihrer Kollegen in der Rechtsabteilung. Die ächzten unter den immergleichen, zigmal am Tag gestellten Anfragen zur Vertragsgestaltung. Sie hatten es obendrein auszubaden, wenn ein Vertrag trotz seines monumentalen Umfangs einen Rechtsstreit auslöste.

Denn die Wacker-Einkäufer erreichten mit ihrer Regelungswut das Gegenteil der erhofften Rechtssicherheit. Je dicker die Dokumente wurden, desto mehr widersprachen sich die einzelnen Vertragsklauseln.

Jurist Neumann und Einkäufer Kiese mussten dem ein Ende setzen. Andere Wacker-Abteilungen hatten es schließlich vorgemacht. „Es gab massenweise Vertragsmanagementsysteme für den Vertrieb, aber keine für den Einkauf“, beschreibt Neumann die Geburt der Idee vor sechs Jahren.

Unkoordiniertes Nebeneinander kostete viel Geld

Das unkoordinierte Nebeneinander von Rechts- und Einkaufsabteilung kostete zudem viel Geld. „Jeder schrieb seinen eigenen Vertrag oder ließ ihn sich gar von den Lieferanten vorgeben“, sagt Einkäufer Kiese. Das musste schiefgehen, trotz Schulungen für die 50 Einkäufer und 1000 Techniker.

Bei Lieferverzögerungen etwa gewährten die Mitarbeiter den Lieferanten großzügig ein paar Tage Aufschub, bei Abnahmen rügten sie kleinere Mängel – etwa die falsche Farbe einer Laboreinrichtung – nur mündlich. Wenn das zu einem Streit vor Gericht führte, stand Wacker schlecht da.

Also setzte sich Neumann mit den Kollegen aus Einkauf und Technik zusammen. „Es war uns wichtig, das Vertragsmanagement nicht nur mit Kollegen aus der Arbeitsgruppe zu entwickeln, sondern direktes Feedback durch die späteren Anwender zu bekommen.“ Schließlich sollte eine Vertragsdatenbank entstehen, die gerade für Nichtjuristen verständlich ist.

Frage-Antwort-Dialog durch die Erstellung des Vertrags

Zwei Jahre werkelte das Team. Es entwickelte ein System, das von der Bestellung bis zur Reklamation alle Eventualitäten eines Kauf-, Werk- oder Dienstvertrags regelt. Die Software führt den Anwender in einem Frage-Antwort-Dialog durch die Erstellung des Vertrags und hilft ihm nach dem gleichen Prinzip auch bei späteren Reklamationen weiter.

Dabei erklärt sie jeden Schritt und kopiert die angepassten Textbausteine direkt in Word. „Viele Mitarbeiter nutzen die Software auch privat“, sagt Chefeinkäufer Kiese, „etwa wenn sie sich ein Haus bauen.“

Durch die klaren Abläufe und deren Dokumentation wissen nun auch die Wacker-Lieferanten, was sie erwartet, wenn sie zu spät oder nur mangelhaft liefern. „Und deren Anwälte wissen das auch“, sagt Neumann. Ein Lächeln umspielt das Gesicht des Juristen. Dank der Einführung des Vertragsmanagements kann Wacker die Lieferanten nun auch detailliert vergleichen.

Verpflichtung Ungereimtheiten zu melden

Eine Reklamationsabteilung sammelt zentral die Informationen über Lieferverzögerungen und Mängel. „Früher haben die Techniker oft selbst den Lieferanten angerufen und irgendetwas mit ihm ausgemacht“, erinnert sich Neumann. Jetzt sind die Techniker verpflichtet, die Ungereimtheiten zu melden. Ein vermeintlich günstiger Anbieter stellt sich bei Berücksichtigung der Reklamationskosten schnell als richtig teuer heraus.

Dank des neuen Systems läuft zwar vieles leichter. Aber in der Euphorie über die Standardisierung vergessen viele Juristen gern, dass zu einem Vertrag auch ein Vertragspartner gehört. Und nicht jeder Zulieferer lässt sich auf die Musterklauseln seines Geschäftspartners ein.

„Wenn Sie auf dem Weltmarkt Stahl einkaufen wollen, kann Ihnen der Verkäufer fast alles diktieren“, sagt Rechtsanwalt Franz-Josef Schillo von der Kanzlei Nörr Stiefenhofer Lutz. Kleinere Lieferanten lassen sich zwar einiges zumuten, doch irgendwann ist die Schmerzgrenze erreicht: Zu den in unpassenden Standardverträgen genannten Bedingungen schlägt niemand mehr ein.

„Verträge müssen fair sein“

Die Einkäufer, die das Geschäft endlich abschließen wollen, greifen dann zu kreativen Lösungen. Und die können jedes noch so schöne Vertragsmanagement zu Fall bringen. „Gar nicht so selten kommt der Juristenalbtraum vor, dass Käufer und Verkäufer sich ihre jeweiligen Vertragsmuster einfach gegenseitig unterschreiben“, sagt Schillo. Alle sind zufrieden – bis es zum Streit kommt. Dann haben Rechtsabteilungen und Gerichte lange zu tun.

Bei Wacker habe es diese Probleme bislang nicht gegeben, sagt Goetz Neumann. Was daran liegen mag, dass man im Einkauf „eine viel größere Verhandlungsmacht als im Vertrieb“ habe. Und dass Neumann nach einem einfachen Prinzip vorgeht.

„Verträge müssen fair sein“, sagt er. Wacker schöpfe nicht jeden Rechtsvorteil aus, der sich durch die neuen Verträge ergibt. Doch jetzt sind es nicht mehr Techniker, die nach Gutdünken gegenüber einem verspäteten Lieferanten Großzügigkeit walten lassen, sondern Juristen, die sich genau überlegen, ob sich das auch lohnt.

Vertragsmanagement bedeutet Formularsammlung

Doch selbst dem ausgeklügeltsten Vertragsmanagement wohnt eine Schwachstelle inne, die sich praktisch nicht beheben lässt. „Vertragsmanagement bedeutet Formularsammlung“, sagt Anwalt Schillo. In einem großen Unternehmen kommen so schnell Tausende Musterverträge zusammen – über Büromöbel, Laborgeräte oder gar eine Geschäftsberichtsagentur.

In Zukunft werden die Kontraktsammlungen noch mehr wachsen. Denn die Zulieferer rüsten ihr Vertragsmanagement ebenfalls auf. Und so werden sich bei Verhandlungen bald nur noch Unterhändler gegenüberstehen, die mit Musterverträgen wedeln.

Dann dürften noch mehr der bereits jetzt unter der Hand vorhandenen Zweit- und Drittvarianten von Verträgen benötigt werden, die man in die Gespräche einbringt, sobald sich die Maximalforderung nicht durchsetzen lässt.

Für einen Innovationspreis nominiert

Deshalb wird auch das Vertragsmanagement nicht verhindern können, dass die Wacker-Rechtsabteilung auch künftig noch gut zu tun hat. Nur unnötige Arbeit müssen sich die Wacker-Juristen jetzt nicht mehr machen – die Extratouren der Einkaufsabteilung sind in geordnete Bahnen gelenkt.

Stolz verweisen Neumann und Kiese darauf, dass ihr Konzept gar für einen Innovationspreis nominiert war. Und sie denken darüber nach, eine Grundversion der Software in Lizenz zu verkaufen. „Juristen stehen in einem Unternehmen oft in dem Ruf, die Neinsager zu sein“, sagt Neumann. „Mit dem Projekt konnten wir zeigen, dass dies nicht so sein muss.“